Dotyczy produktów:
Symfonia Handel 2026 (wersja będzie dostępna w połowie listopada 2025)
Symfonia ERP Handel 2026 (wersja będzie dostępna w połowie listopada 2025)
Fakturowanie w dobie KSeF
Od 1 lutego 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. W pierwszym etapie nowe przepisy obejmą największe firmy, natomiast od kwietnia 2026 r. obowiązek ten zostanie rozszerzony na pozostałe podmioty – z wyjątkiem tzw. wykluczonych cyfrowo (tj. firm, których miesięczne przychody nie przekraczają 10 tys. zł).
Wprowadzenie KSeF to nie tylko konieczność wystawiania faktur w ustandaryzowanym formacie XML, ale także uporządkowanie informacji zawartych w dokumentach. Dane, które dotąd mogły pojawiać się w różnych miejscach – często jako dopiski lub niestandardowe adnotacje – będą musiały zostać jednoznacznie określone w strukturze pliku.
W praktyce oznacza to potrzebę ustalenia, w jaki sposób przekazywać dodatkowe informacje, tak aby mogły być prawidłowo zinterpretowane przez odbiorcę faktury. Dotyczy to m.in. decyzji, czy dane będą umieszczane w KSeF, czy też w polach dodatkowych – z wykorzystaniem np. funkcji pól własnych dostępnych w module Symfonia Handel i Symfonia ERP Handel.
W nadchodzących miesiącach kluczowe będzie odpowiednie przygotowanie organizacji – zarówno pod kątem technicznym, jak i procesowym – by zapewnić płynne przejście na nowy sposób fakturowania.
W artykule znajdują się informacje, które dotyczą planowanej implementacji obsługi pól własnych w modułach Symfonia Handel oraz Symfonia ERP Handel.
Funkcjonalność ta nie jest jeszcze dostępna w obecnej wersji programu, jednak zostanie wprowadzona w jednej z nadchodzących aktualizacji.
Informacje dodatkowe dokumentu w KSeF
Zgodnie z założeniami dokumenty, jakie trafiać będą do KSeF i jakie będą stamtąd pobierane są fakturami ustrukturyzowanymi. Oznacza to, że mamy jeden, określony w specyfikacji technicznej format pliku, jakim będą się wymieniać firmy. Jego aktualną, planowaną do uruchomienia w lutym 2026 roku jest 3 wersja, FA(3).
Struktura dokumentu XML KSeF obejmuje nie tylko elementy obowiązkowe, których poprawne wypełnienie jest warunkiem przyjęcia faktury przez system. Do tej grupy należą m.in. dane sprzedawcy, nabywcy oraz szczegółowe pozycje dokumentu wraz z podsumowaniami. Brak któregokolwiek z wymaganych elementów lub nieprawidłowy format spowoduje odrzucenie dokumentu przez platformę KSeF.
Jednocześnie w schemie przewidziano wiele elementów fakultatywnych, które pozwalają doprecyzować opis transakcji, warunki jej realizacji czy szczegółowe informacje, które dotyczą poszczególnych pozycji. Dane tego rodzaju można przekazywać w dwóch wariantach:
- pola opcjonalne – już zdefiniowane w strukturze XML KSeF, np. adres e-mail dostawcy, informacje o transporcie, numery zamówień lub WZ, numer i data umowy. W takim przypadku należy wskazać w systemie, które wartości z faktury mają zostać umieszczone w odpowiednich polach pliku XML
- pola dodatkowe – tworzone przez użytkownika. W tym przypadku, oprócz wartości, należy określić własną nazwę (klucz) pola, która zostanie zapisana w pliku XML. Mechanizm ten służy do przekazywania danych, które wykraczającą poza zestaw elementów określonych przez Ministerstwo Finansów.
Wartości tych pól prezentowane są też w obrazie faktury, generowanym na podstawie schemy XML.
Dla modułów handlowych, w których wystawiamy faktury i przekazujemy dane do KSeF wyzwaniem będzie wsparcie użytkowników w procesie konfiguracji współpracy z KSeF, czyli wskazania, jakie pola z dokumentu będą przekazane, w które miejsca struktury XML KSeF. To ogromna zmiana w procesie ewidencji danych – do momentu wejścia KSeF takie dane mogły być prezentowane na wydruku niemal w dowolnym miejscu z wykorzystaniem modyfikacji szablonów wydruku dostępnych w ustawieniach lub przez modyfikację wyglądu faktury metodami programistycznymi. Po wejściu KSeF takiej dowolności już nie będzie. Wszyscy wystawiający faktury będą musieli dostosować swoje systemy a dane dodatkowe “wpisać” w dostępne w strukturze pola.
Co ważne, nie wszyscy przedsiębiorcy muszą korzystać z tych sekcji i dodatkowych pól struktury dokumentu KSeF. Dla wielu klientów wystarczą dane podstawowe (obligatoryjne) z dokumentu, dlatego wprowadzanie informacji dodatkowych do dokumentów wysyłanych do KSeF będzie dostępne opcjonalnie: dla tych klientów, którzy włączą taką opcję w ustawieniach modułu Symfonia Handel i skonfigurują zakres danych do przekazywania.
Aby umożliwić dodawanie informacji dodatkowych w ramach dokumentu wysyłanego do KSeF, w fakturach zostanie dodane nowe okno Informacje dodatkowe do dokumentu. Otwieranie tego okna odbywać się będzie zarówno z nowej formatki dokumentu sprzedaży (dedykowany przycisk “KSeF”) jak i z formatki klasycznej (opcja pod prawym przyciskiem myszy).
Okno będzie zawierać sześć zakładek, grupujących tematycznie elementy fakultatywne (pola z nazwami określonymi w schemie):
- Rozliczenie
- Płatność
- Rachunki bankowe
- Umowa i zamówienie
- Partie towaru
- Transport.
Założenia, jakie przyjęto w procesie realizacji funkcjonalności w Symfonii Handel:
okno Informacje dodatkowe do dokumentu będzie włączane w ustawieniach globalnych
przekazywane do KSeF będą wszystkie uzupełnione w dodatkowym oknie dane
wprowadzanie informacji w tym oknie będzie możliwe po udzieleniu użytkownikowi odpowiedniego uprawnienia
przed zapisem informacji wprowadzonych w oknie nastąpi walidacja, dzięki czemu zapewnimy zgodność tych informacji (format pól, wymagalność, rozmiar pola) z wymaganiami struktury KSeF. Sprawdzana będzie także ilość wypełnionych wierszy na listach, ze względu na ograniczenia narzucone przez KSeF
niektóre informacje w polach i na listach znajdujących się w oknie pobierane będą z dokumentu (np. termin, forma płatności), a dodatkowo możliwe będzie rozszerzenie związanych z nimi danych. Te miejsca będą odpowiednio oznaczone i nie będą edytowalne w nowym oknie. Układ kolumn na listach znajdujących się na poszczególnych zakładkach będzie zapisywalny.
Przykłady oraz makiety planowanych funkcjonalności, które mają zostać dodane w wersji 2026. Status Podatnika oraz GLN+EORI wejdą w 2026a lub 2026.1:
Część informacji może być w dokumencie KSeF wprowadzana wielokrotnie, np. wiele umów, rachunków bankowych, partii towaru.
Zakładka Rozliczenie
Zakładka Płatność
Uwaga: wprowadzenie wielu terminów i opisów płatności nie wpływa na Rozrachunki prowadzone w systemie. Rozwój możliwości ewidencji np. kilku terminów płatności dla faktury sprzedaży planowany jest w późniejszym czasie.
Zakładka Rachunki bankowe
Na listach Numer rachunku bankowego oraz Numer rachunku bankowego faktora część kolumn zostanie domyślnie ukryta. Będą to kolumny: Kod SWIFT, Rachunek własny banku oraz Opis rachunku.
Zakładka Umowa i zamówienie
Zakładka Partie towaru
Zakładka Transport
Ze względu na znaczną liczbę elementów, jakie znajdują się w sekcji Transport struktury KSeF, w ramach tej zakładki poszczególne części zostaną pogrupowane.
Na liście Zlecenie i ładunek część kolumn zostanie domyślnie ukryta. Będą to kolumny: Opis innego transportu oraz Opis innego ładunku.
Na liście Przewoźnik część kolumn zostanie domyślnie ukryta. Będą to kolumny: Rodzaj identyfikatora podatkowego przewoźnika, Kod kraju, Numer VAT-UE oraz Numer.
Pola dodatkowe w pozycjach dokumentu w KSeF
Struktura KSeF umożliwia użycie fakultatywnych pól występujących w pozycjach dokumentu sprzedaży. Są to między innymi:
- GTIN
- PKWiU
- CN
- PKOB
- Indeks
- Kwota podatku akcyzowego.
W polu PKWiU struktury KSeF wstawiany jest obecnie numer Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług z pozycji dokumentu – jeśli występuje w pozycji. W polu CN struktury KSeF wstawiany jest obecnie kod celny CN z pozycji dokumentu – jeśli występuje w pozycji. Pozostałe ww. pola nie są obecnie wypełniane. Aby umożliwić pełne wykorzystanie tych pól umożliwimy od wersji 2026 administratorowi wskazanie – czy i które wartości mają być pobierane i wstawiane podczas wysyłania dokumentu do pól w poszczególnych pozycjach KSeF.
Administrator będzie mógł wybrać właściwe z dostępnych opcji:
GTIN (Globalny Numer Jednostki Handlowej):
Kod paskowy (EAN) z kartoteki towaru (opcja domyślna),
Pole własne pozycji dokumentu,
Pole własne towaru,
Pozostaw puste.
PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług):
PKWiU z pozycji dokumentu (opcja domyślna),
Pole własne pozycji dokumentu,
Pole własne towaru,
Pozostaw puste.
CN (Symbol Nomenklatury Scalonej – kod celny):
CN z pozycji dokumentu (opcja domyślna),
Pole własne pozycji dokumentu,
Pole własne towaru,
Pozostaw puste.
PKOB (Symbol Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych):
Pole własne pozycji dokumentu,
Pole własne towaru,
Pozostaw puste (opcja domyślna).
Indeks (wewnętrzny kod towaru lub usługi):
Kod towaru z kartoteki towaru,
Pole własne pozycji dokumentu,
Pole własne towaru,
Pozostaw puste (opcja domyślna).
Kwota podatku akcyzowego (zawarta w cenie towaru):
Pole własne pozycji dokumentu,
Pole własne towaru,
Pozostaw puste (opcja domyślna).
Obok każdej z opcji Pole własne pozycji dokumentu znajdzie się pole wyboru umożliwiające wybór z listy aktywnych pól własnych dokumentu. Obok każdej z opcji Pole własne towaru umieszczone będzie pole wyboru, które umożliwi wybór z listy aktywnych pól własnych towaru.
Opcje Pole własne pozycji dokumentu będą niedostępne w przypadku uruchomienia ustawień w module Symfonia Handel, gdzie funkcjonalność pół własnych pozycji jest niedostępna. Pola własne pozycji dostępne są tylko w wersji Symfonia Handel ERP, pakiet Profesjonalny.
Prezentacja dodatkowych pól w pozycjach dokumentu na podglądzie KSeF:
Elementy dodatkowe dokumentów niewystępujące w strukturze KSeF
Struktura dokumentu XML KSeF nie zawiera wszystkich elementów pozwalających zamieszczać ważne z punktu widzenia użytkownika Symfonii Handel informacji w poszczególnych pozycjach dokumentu. Wielu klientów zgłasza potrzebę wysyłania do odbiorcy dokumentu KSeF wraz z dokumentem sprzedaży danych, na które nie przewidziano miejsca w strukturze dokumentu wysyłanego do KSeF.
W wierszach faktury w KSeF możliwe jest wykorzystanie kilku pól fakultatywnych w pozycji dokumentu w KSeF.
Są to: GTIN, PKWiU, CN, PKOB oraz Indeks. Nie są to zatem pola przeznaczone do umieszczania informacji innych niż te, dla których zostały przewidziane (ich rozmiar/charakter ogranicza też możliwość wstawienia innego rodzaju danych).
Informacje, dla których nie przewidziano dedykowanych elementów w strukturze dokumentu KSeF możemy jednak umieszczać w elemencie ogólnego przeznaczenia, jakim jest DodatkowyOpis, dotyczący zarówno danych całego dokumentu jak i jego pozycji.
Dostawy
Informacje o dostawach, z których pochodzą pozycje dokumentu sprzedaży bardzo często są prezentowane na wydrukach faktur. Przykładem może być numer seryjny sprzętu RTV, numer partii produkcyjnej czy numer zlecenia, którym dostawa została wyprodukowana. Klienci oczekują, że nazwy dostaw zostaną umieszczone również w dokumencie wysyłanym do KSeF. Ze względu na brak specjalnego miejsca na te dane w wierszach dokumentu KSeF, umożliwimy umieszczenie nazw dostaw do poszczególnych pozycji dokumentu sprzedaży w elemencie DodatkowyOpis.
Dane dostaw ewidencjonowane są w polu Nazwa dostawy, gdzie domyślnie (jeśli operator tego nie zmieni) podawany jest numer dokumentu przyjęcia (PZ/PW), dzięki któremu towar trafił na magazyn.
Administrator będzie mógł włączyć opcje wysyłki do KSeF tych informacji – globalnie dla firmy, dla poszczególnych działów oraz typów dokumentów – a także wybrać sposób separacji poszczególnych dostaw w wierszach elementu DodatkowyOpis:
- Kolejne nazwy dostaw z jednej pozycji umieść w odrębnych wierszach
- Wszystkie nazwy dostaw z jednej pozycji umieść w jednym wierszu
- Nie wysyłaj informacji o dostawach (opcja domyślna).
W przypadku wyboru pierwszej z opcji, tabela DodatkowyOpis prezentować się będzie następująco:
Jeśli administrator wybierze drugą z opcji, tabela DodatkowyOpis będzie się prezentować w taki sposób:
W trzecim przypadku informacje o dostawach nie będą wysyłane do KSeF.
Maksymalna długość pola w KSeF, w którym umieszczane będą nazwy dostaw wynosi 256 znaków. W związku z tym, jeśli łączna długość wszystkich nazw dostaw z jednej Maksymalna długość pola w KSeF, w którym umieszczane będą nazwy dostaw wynosi pozycji (z uwzględnieniem separatorów) przekroczy tę długość – wysyłana do KSeF informacja zostanie skrócona do pierwszych 256 znaków.
Rabat procentowy
W strukturze KSeF nie przewidziano miejsca na wprowadzenie rabatu procentowego w pozycjach dokumentu. Możliwe jest jedynie użycie rabatu kwotowego od ceny jednostkowej w polu fakultatywnym P_10.
Umożliwimy przekazanie do KSeF procentowej wysokości rabatu udzielonego w poszczególnych pozycjach dokumentu sprzedaży. Informacja ta – podobnie jak nazwy dostaw ze względu na brak dedykowanego miejsca w KSeF, będzie wysyłana do elementu ogólnego przeznaczenia, jakim jest DodatkowyOpis. Administrator będzie mógł włączyć wstawianie procentowej wysokości rabatów w poszczególnych pozycjach faktury do elementu DodatkowyOpis.
Tabela DodatkowyOpis z rabatami procentowymi dla poszczególnych pozycji, będzie na podglądzie dokumentu w KSeF prezentowana w następujący sposób:
Pola własne w strukturze - sekcja DodatkowyOpis (pola dodatkowe, fakultatywne)
Sekcja Dodatkowy Opis umożliwia uzupełnienie faktury o informacje, które nie zostały przewidziane w standardowej schemie XML KSeF. Ponieważ system KSeF musi obsługiwać różne branże wraz z ich specyficznymi wymaganiami, w praktyce często pojawia się potrzeba dodania własnych pól, które pozwolą przekazać istotne dane do odbiorcy. Tego typu funkcjonalność jest dostępna w module Symfonia Handel począwszy od wersji 2024.1.
Na przykład, w firmie realizującej projekty marketingowe pojawia się konieczność przesłania kontrahentowi numeru projektu, w ramach którego wystawiono fakturę. Poniżej prezentujemy konfigurację umożliwiającą obsługę takiego scenariusza.
W ustawieniach modułu Symfonia Handel tworzymy pole własne Dokumentu sprzedaży: Nr Projektu
2. W Ustawienia KSeF – Mapowanie pól własnych oznaczamy to pole jako Wysyłaj do KSeF
3. Uzupełniamy wartość pola w formatce faktury podczas jej wystawiania
4. Wartość ta prezentowana jest w pliku XML oraz na obrazie faktury w sekcji Dodatkowy opis.
Analogicznie utworzyć można pola Dodatkowego Opisu dla pozycji, czego efektem będzie dodatkowo uzupełnienie kolumny Numer wiersza w strukturze XML KSeF i na obrazie dokumentu w celu identyfikacji numeru pozycji, którego dodatkowy opis dotyczy.
Pobieranie informacji do dokumentu w KSeF
W przypadku pól fakultatywnych struktury KSeF często występuje sytuacja, w której wystawca faktury chce mieć wpływ na to, jakie informacje zostają wysłane do KSeF. Dzięki nowym ustawieniom w Symfonii Handel, dajemy możliwość wskazania informacji, które mają być wysyłane w różnych elementach struktury KSeF a także wyłączenia ich wysyłania w dokumencie.
Rachunki bankowe
System Identyfikacji Masowych Płatności (SIMP) zapewnia jednoznaczną identyfikację wpłat oraz automatyczne rozksięgowanie dzięki indywidualnemu rachunkowi wirtualnemu. Często wykorzystywany przez firmy usługowe, np. telekomunikacyjne. Po podpisaniu umowy z klientem w Symfonii Handel dostawcy usług jest generowany indywidualny numer rachunku powiązany z kartoteką kontrahenta, dzięki czemu wpływy na subrachunek bankowy są identyfikowane właśnie po tym numerze.
Symfonia Handel nie obsługuje standardowo rachunków indywidualnych (wirtualnych). Istnieją rozwiązania indywidualne, które pozwalają na zapis wygenerowanych za pośrednictwem rozwiązań indywidualnych rachunków w odpowiednim polu własnym dokumentu. Umożliwimy obsługę SIMP pozwalającą na wysłanie do KSeF wraz z dokumentem indywidualnego rachunku bankowego, który nie pochodzi z danych firmy. Jednocześnie pozostawimy możliwość standardowego umieszczania na dokumencie rachunku bankowego zdefiniowanego w danych firmy (rejestrze pieniężnym).
W tym celu administrator będzie mógł wskazać – skąd mają być pobierane informacje o rachunku bankowym podczas wysyłania dokumentu do KSeF – z danych firmy (dotychczasowa funkcjonalność, bez zmian) lub ze wskazanego pola własnego dokumentu sprzedaży (w którym przez RI wstawiany jest numer rachunku wirtualnego).
W przypadku wybrania opcji pobierania z pola własnego dokumentu sprzedaży – podczas wysyłania dokumentu do KSeF, do odpowiedniego pola struktury logicznej wstawiane będą numer rachunku bankowego ze wskazanego pola własnego oraz nazwa banku z drugiego wskazanego pola własnego.
Dokumenty powiązane z fakturą: WZ i ZO
KSeF pozwala na umieszczanie informacji w fakultatywnych elementach Numery dokumentów magazynowych WZ oraz Zamówienie. Wielu klientów może mieć potrzebę wysyłania do odbiorcy dokumentu przez KSeF informacji o tych dokumentach wraz z dokumentem sprzedaży.
W ramach przygotowywanego rozwiązania powiązane z fakturą Wydania Zewnętrzne oraz powiązane lub pobierane z pól własnych dokumentu Zamówienia Obce zostaną zamieszczone w strukturze KSeF.
Administrator będzie mógł włączyć opcje wysyłki do KSeF tych informacji. Dostępne są opcje:
Wyślij numery powiązanych Wydań Zewnętrznych – opcja jest domyślnie wyłączona
Wyślij daty i numery Zamówień Obcych:
Wyślij powiązane z dokumentem Zamówienia Obce
Wyślij numer i datę Zamówienia Obcego z pól własnych dokumentu (administrator wskazuje dwa pola z listy aktywny pól własnych: jedno z numerem zamówienia oraz drugie z datą zamówienia)
Nie wysyłaj informacji o Zamówieniach Obcych (opcja jest domyślnie zaznaczona).
Jeśli włączona zostanie opcja Wyślij numery powiązanych Wydań Zewnętrznych, podczas wystawiania dokumentu wysyłanego do KSeF w strukturze wstawiane są numery wystawionych powiązanych dokumentów o charakterach Wydanie z magazynu oraz Wydanie z magazynu korekta.
W przypadku, gdy zaznaczona jest opcja Wyślij powiązane z dokumentem Zamówienia Obce, podczas wystawiania dokumentu wysyłanego do KSeF w strukturze wstawiane są numery wystawionych, powiązanych dokumentów o charakterach Zamówienie obce oraz Zamówienie obce w walucie.
Gdy administrator wybierze opcję Wyślij numer i datę Zamówienia Obcego z pól własnych dokumentu, podczas wystawiania dokumentu wysyłanego do KSeF w strukturze wstawiane są wartości wskazanych pól własnych dokumentu.
Korzystając z opcji Nie wysyłaj informacji o Zamówieniach Obcych, administrator wyłącza wysyłanie do KSeF tych informacji.
Zamówienia Obce i Wydania Zewnętrzne będą na podglądzie faktury w KSeF prezentowane w następujący sposób:
Struktura logiczna KSeF umożliwia zamieszczenie maksymalnie 1000 wpisów dotyczących Wydań Zewnętrznych oraz maksymalnie 100 Zamówień Obcych. Do KSeF wysyłane jest 1000 pierwszych powiązanych Wydań Zewnętrznych oraz 100 pierwszych powiązanych Zamówień Obcych. Informacje o Wydaniach Zewnętrznych są dołączane podczas wysyłania z kartoteki wyłącznie, gdy faktura wysyłana do KSeF ma już powiązane dokumenty WZ. Jeśli wybrana została opcja Wyślij numer i datę Zamówienia Obcego z pól własnych dokumentu, to do XML wstawiane jest tylko jedno zamówienie dla faktury.
Adresy dostawy
Pola Adres pośredni wysyłki oraz Adres miejsca docelowego, do którego został zlecony transport (Adres docelowy) struktury KSeF nie są obecnie wypełniane. Informacje z adresu dostawy kontrahenta nie są wykorzystywane przy wysyłce do KSeF.
Udostępnimy administratorowi możliwość wyboru – czy dane adresowe pobierane z adresu dostawy kontrahenta wybranego w dokumencie sprzedaży (adres, kraj, GLN) mają być wysyłane do KSeF i w którym miejscu mają zostać umieszczone:
Dostępne są poniższe opcje:
Wyślij jako Adres pośredni wysyłki
Wyślij jako Adres miejsca docelowego, do którego został zlecony transport
Nie wysyłaj (jest to opcja domyślna).
Prezentacja adresu dostawy (pośredniego i docelowego) na podglądzie w KSeF:
Numer klienta
Obecnie w fakultatywnym polu Numer klienta struktury KSeF wstawiany jest kod kontrahenta. Nie zawsze jest to właściwe, ze względu na wewnętrzny charakter nadawanych kodów. Jednocześnie, wielu przypadkach wysyłka faktury wymaga jednoznacznej identyfikacji kontrahenta np. poprzez wskazanie dodatkowego, własnego identyfikatora.
Umożliwimy wybór – jaka informacja ma być pobierana i wstawiana podczas wysyłania dokumentu do KSeF w danych Nabywcy oraz Podmiotu innego.
Wyświetlane jest pole wyboru, z opcjami:
- Pobieraj kod kontrahenta
- Pobieraj identyfikator klienta
- Pobieraj ze wskazanego pola własnego kontrahenta
- Pozostaw puste (ta opcja jest domyślna).
Administrator wybierając opcję Pobieraj z pola własnego kontrahenta wskazuje właściwe pole, które zawierają odpowiednią informację z listy aktywnych pól własnych kontrahenta.
Prezentacja numeru klienta (w danych Nabywcy oraz Podmiotu innego) na podglądzie w KSeF:
Stopka
Długość większości pól tekstowych występujących w strukturze KSeF ograniczona jest do maksymalnie 256 znaków. W wielu przypadkach nie jest to miejsce wystarczające do zamieszczenia potrzebnych informacji. Tak jest na przykład, gdy chcemy zamieścić notatkę lub treść uwag dotyczących dokumentu. W strukturze KSeF występuje jednak element stopki faktury, pozwalający na umieszczanie w nim tekstów o znacznej długości (do 3500 znaków).
Do stopki faktury w KSeF nie jest domyślnie wysyłana żadna wartość. Przygotowujemy opcję umożliwiającą wykorzystanie pola stopki do umieszczenia w nim wybranych informacji. Administrator może wskazać - która wartość jest pobierana i wstawiana do stopki podczas wysyłania dokumentu do KSeF.
Wyświetlane jest pole wyboru, z opcjami:
- Pobieraj z notatki dokumentu
- Pobieraj z opisu dokumentu
- Pobieraj ze wskazanego pola własnego dokumentu
- Wstaw stałą treść
- Pozostaw pustą (jest to opcja domyślna).
Po wybraniu opcji Pobieraj z pola własnego dokumentu należy wybrać właściwe pole z listy aktywnych pól własnych dokumentu. Obok opcji Wstaw stałą treść widnieje wieloliniowe pole edycyjne umożliwiające wpisanie dowolnej treści do 3500 znaków długości.
Prezentacja stopki dokumentu na podglądzie w KSeF:
Nowe pola w Handlu dla KSeF
Struktura dokumentu KSeF zawiera elementy fakultatywne, które nie występują obecnie w Symfonii Handel. Aby zapewnić jak najlepszą współpracę pomiędzy Symfonią Handel a KSeF, pola te zostaną w odpowiednich miejscach dodane, dzięki czemu będzie możliwość wprowadzania informacji, które będą pobierane do KSeF.
GLN i EORI
Pierwszym takim polem jest pole pomocnicze GLN (numer umożliwiający m.in. zidentyfikowanie jednostek fizycznych lub funkcjonalnych w obrębie firmy) – wykorzystywane w KSeF w adresach sprzedawcy, nabywcy, podmiotu innego, adresach przewoźnika i wysyłki.
Pole GLN zostanie dodane:
w oknie edycji danych firmy, na zakładce Adres
w nowym oknie edycji kontrahenta, na zakładce Dane adresowe, w sekcji Adres główny
w nowym oknie edycji kontrahenta, na zakładce Dane adresowe, w sekcji Adres korespondencyjny
w klasycznym oknie edycji kontrahenta, pod polami Adresu głównego
w klasycznym oknie edycji kontrahenta, pod polami Adresu korespondencyjnego
w oknie edycji adresu dostawy kontrahenta.
Drugim jest EORI (numer w Unijnym Systemie Rejestracji i Identyfikacji Podmiotów Gospodarczych) – występujące w strukturze logicznej KSeF w danych identyfikacyjnych sprzedawcy, nabywcy i podmiotu innego.
Pole EORI zostanie dodane:
w oknie edycji danych firmy
w nowym oknie edycji kontrahenta
w klasycznym oknie edycji kontrahenta
w oknie edycji adresu dostawy kontrahenta.
Jeśli pola zostały przez użytkownika odpowiednio wypełnione, zostaną uwzględnione przy wysyłce dokumentu do KSeF, w miejscach zaznaczonych na przykładowym podglądzie:
Ze względu na brak w Symfonii Handel adresu korespondencyjnego w danych firmy, istniejący w strukturze KSeF element GLN w danych sprzedawcy nie będzie wypełniany.
Status podatnika
W ustawieniach danych firmy Symfonii Handel znajdzie się nowe pole Status podatnika – pole słownikowe, które umożliwia wystawiającemu fakturę (sprzedawcy), ujęcie na dokumencie wysyłanym do KSeF informacji o szczególnym statusie podatkowym. Pole to występuje w strukturze KSeF w danych sprzedawcy.
Możliwy będzie wybór jednego z poniższych statusów podatnika:
- podatnik znajdujący się w stanie likwidacji
- podatnik, który jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego
- podatnik znajdujący się w stanie upadłości
- przedsiębiorstwo w spadku.
Fragment obrazu podglądu faktury w KSeF zawierającej informację w elemencie Status podatnika:
Kwestia wypełnienia (i tym samym wysyłki do KSeF) tego pola należy do decyzji podatnika, niezależnie czy podatnik ten posiada jeden z wymienionych wyżej statusów.
Liczba scenariuszy, jakie mogą się pojawić w procesach tworzenia struktury plikowej KSeF jest ogromna. Mamy świadomość, że mimo starań pojawią się sytuacje, w których standard i przedstawione rozwiązania będą wymagały adaptacji klienta oraz pewnej elastyczności w ewidencji danych na dokumentach lub w innych miejscach systemu, czy przeorganizowania ich pod kątem ustrukturyzowanego modelu wymiany danych. Zalecamy jak najszybszą analizę faktur oraz zakresu danych, jakie prezentują, w celu określenia ich miejsca w strukturze KSeF.
Należy pamiętać, że dla klientów dostępne są również Załączniki oraz ich Udostępnianie, gdzie takie dodatkowe dane mogą się znaleźć już poza oficjalnym kanałem wymiany faktur KSeF. Nie mamy tam też narzuconej struktury czy formatu plików wysyłanych do odbiorców, można dołączać pliki PDF, zdjęcia czy dokumenty tekstowe.