Po dodaniu nowej organizacji oraz firmy w sekcji PORTAL UŻYTKOWNIKA należy przejść do zakładki KONFIGURACJA w sekcji KSEF. W górnej części okna ustawień powinna być widoczna dodana wcześniej jednostka rozliczeniowa.
W przypadku, gdy na liście:
- Jednostka rozliczeniowa nie jest widoczna — oznacza to, że nie została ona dodana w sekcji PANEL UŻYTKOWNIKA ani w sekcji KSEF KONFIGURACJA. W takiej sytuacji należy wybrać Dodaj i uruchomić kreator, który pozwoli na uzupełnienie niezbędnych danych.
- Jednostka rozliczeniowa jest widoczna — należy dwukrotnie kliknąć w wybraną pozycję, co uruchomi kreator umożliwiający uzupełnienie brakujących informacji.
Warto zwrócić uwagę na ikonę znajdującą się przed nazwą jednostki rozliczeniowej. Zielony kolor ikony oznacza, że jednostka posiada podległe jej jednostki podrzędne. Po najechaniu kursorem myszy na ikonę pojawi się dymek z informacją o tych jednostkach. Natomiast szary kolor ikony wskazuje, że nie utworzono żadnych jednostek podrzędnych. Szczegółowe informacje dotyczące tworzenia jednostek podrzędnych można znaleźć w osobnym artykule.
Niezależnie od tego, czy edytowana jest istniejąca pozycja, czy dodawana nowa, kreator wygląda identycznie. W przypadku edycji część danych zostanie wypełniona, podczas gdy przy dodawaniu nowej pozycji wszystkie pola wymagają uzupełnienia.
Aby zmienić ustawienia jednostki organizacyjnej lub dodać nowy podmiot, należy:
- Wybrać Aplikację, a następnie Ustawienia aplikacji;
- Przejść do sekcji KSEF i wybrać zakładkę KONFIGURACJA;
-
Dwukrotnie kliknąć w jednostkę rozliczeniową na liście lub wybrać Dodaj. Należy mieć na uwadze, że w ramach jednej instalacji Symfonia eDokumenty można połączyć się wyłącznie z firmami należącymi do jednej organizacji w Portalu Użytkownika;
- Uruchomiony zostanie kreator konfiguracji. W przypadku edycji istniejącej jednostki należy sprawdzić dane i wybrać DALEJ. W przypadku dodawania nowej jednostki rozliczeniowej należy uzupełnić pola i wybrać DALEJ:
- Jednostka rozliczeniowa — z listy należy wybrać jednostkę rozliczeniową ustawioną w systemie Symfonia eDokumenty. Dane pobierane są ze struktury organizacyjnej; na liście mogą pojawić się także działy oznaczone jako jednostki rozliczeniowe. Przez jednostkę rozliczeniową należy rozumieć organizację lub dział w strukturze organizacyjnej oznaczony jako jednostka rozliczeniowa, wraz z przypisanymi danymi tej jednostki;
- Podaj skopiowany klucz firmy z Portal użytkownika — należy wpisać unikalny klucz firmy, który można uzyskać w Portalu Użytkownika;
- Stanowisko archiwizowania faktur - umożliwia wskazanie stanowiska, na którym faktury będą domyślnie archiwizowane. Wybór odbywa się na podstawie struktury organizacyjnej i pozwala określić odpowiedni dział lub jednostkę;
-
Pozyskanie klucza firmy Symfonia KSeF odbywa się z poziomu konta w systemie Symfonia;
- Zalogować się do Portalu Użytkownika;
- Przejść do sekcji Konto, a następnie wybrać Firmy;
- Odszukać na liście odpowiedni podmiot i kliknąć klucz firmy widoczny w kolumnie Klucz firmy;
- Kod firmy zostanie automatycznie skopiowany do schowka systemowego, umożliwiając jego dalsze wykorzystanie.
-
Kolejny krok — sekcja Uprawnienia do dziennika importu — umożliwia dodanie grup lub pracowników, którzy będą mieli widoczność listy dokumentów w dzienniku importu aplikacji KSeF;
- Grupy uprawnione do widoczności listy dokumentów w dzienniku importu w module KSeF — umożliwia dodanie grup mających dostęp do listy zaimportowanych faktur. Użytkownicy z wybranej grupy zobaczą listę wszystkich dokumentów pobranych z Symfonia KSeF Plus dla danej konfiguracji. Uprawnienie do otwarcia dokumentu jest niezależne od uprawnienia do widoku listy i zależy od standardowych uprawnień użytkownika. W przypadku modelu wielofirmowości warto utworzyć dedykowane grupy dla każdej jednostki rozliczeniowej, by zapewnić rozdzielność uprawnień;
- Pracownicy uprawnieni do widoczności listy dokumentów w dzienniku importu w module KSeF — umożliwia wskazanie konkretnych osób, które będą widzieć listę zaimportowanych dokumentów dla danej konfiguracji. Uprawnienie do otwarcia dokumentu jest niezależne od uprawnienia do widoku listy i zależy od standardowych uprawnień użytkownika;
- Wskazanie grupy lub pracownika odbywa się poprzez wybranie przycisku Pokaż listę i wybranie pozycji z listy lub utworzenie nowej grupy poprzez kliknięcie plusa;
-
Kolejny krok — Grupy aplikacyjne — umożliwia określenie dostępu do aplikacji KSeF oraz jej funkcjonalności. Lista osób w grupie jest wspólna dla konfiguracji wszystkich jednostek rozliczeniowych. Przydział uprawnień realizowany jest na poziomie pracownika wskazanego na liście po wybraniu Pokaż listę;
- FAKTURY — Pobieranie faktur z Symfonia KSeF plus — członkowie grupy uzyskują dostęp do przycisku Pobierz faktury z Symfonia KSef Plus w aplikacji Faktury zakupu w zakładce Rejestracja. Pobieranie faktur jest możliwe po nadaniu stosownych uprawnień w Symfonia KSeF Plus (Zarządzanie kontem -> Uwierzytelnianie) przez użytkownika zautoryzowanego w Krajowym Systemie e-Faktur;
- KSEF — Dostęp do aplikacji — członkowie grupy uzyskują dostęp do uruchomienia aplikacji KSeF oraz widzą zakładki Faktury i Powiadomienia w sekcji Dziennik importu. Widoczność zakładek jest uzależniona od widoczności dziennika importu dla poszczególnych jednostek rozliczeniowych;
- KSEF — Pobieranie faktur z Symfonia KSeF Plus — członkowie grupy uzyskują dostęp do przycisku Pobierz faktury z Symfonia KSef Plus w aplikacji KSeF. Pobieranie faktur jest możliwe po nadaniu uprawnień w Symfonia KSeF Plus (Zarządzanie kontem -> Uwierzytelnianie) przez użytkownika zautoryzowanego w Krajowym Systemie e-Faktur;
-
Po nadaniu odpowiednich uprawnień w kroku drugim należy wybrać DALEJ, aby przejść do podsumowania i na końcu wybrać ZAPISZ.
W przypadku zdefiniowania większej liczby jednostek rozliczeniowych, konfigurację opisaną powyżej należy wykonać niezależnie dla każdej z nich.
W przypadku pojawienia się komunikatu Nie upoważniono systemu Symfonia KSeF do pobierania faktur na żądanie po dodaniu organizacji, należy wykonać następujące kroki:
- Zalogować się do Portalu Użytkownika;
- Uruchomić KSeF (przejść do Moje aplikacje, a następnie wybrać Symfonia KSeF);
-
Wybrać awatar użytkownika i wskazać Zarządzanie firmą;
- Wybrać Ustawienia KSeF;
-
Włączyć opcję Upoważnienie do pobierania faktur z KSeF przez innych pracowników;
- Wybrać Zapisz.
Niezależnie od wspomnianego wyżej komunikatu, warto zwrócić uwagę na ikonę przedstawioną na poniższym rysunku.
Jeśli ikona jest czerwona, oznacza to, że w Portalu użytkownika opcja Upoważnienie do pobierania faktur z KSeF przez innych pracowników jest wyłączona.
Wszyscy członkowie grup KSEF — Pobieranie faktur z Symfonia KSeF oraz FAKTURY — Pobieranie faktur z Symfonia KSeF przy użyciu przycisku Pobierz z Symfonia KSeF uzyskają możliwość uruchomienia procesu pobierania faktur.
Dalsze zmiany związane z przygotowaniem KSeF do pracy dotyczą sekcji Ustawienia widocznej w zakładce KONFIGURACJA w module KSeF. Konieczne jest włączenie obsługi importu faktur.
W celu włączenia obsługi KSeF dla faktur zakupu i sprzedaży należy:
- Wybrać Aplikacje, a następnie Ustawienia aplikacji;
-
W nowym oknie odszukać zakładkę KSEF i KONFIGURACJA;
- Import pozycji faktury zakupu/korekty faktury zakupu — umożliwia określenie, czy podczas importu faktury zakupu lub jej korekty mają być odczytywane i dodawane pozycje do dokumentu faktury. Domyślnie pozycje towarowe nie są importowane. Pozycje będą widoczne na fakturze tylko, gdy zakupiono moduł Zakupy wraz z aplikacjami Zapotrzebowania i Zamówienia. Aktywacja tej funkcji wymaga posiadania pakietu obsługi pozycji na dokumentach; w przeciwnym wypadku pozycje nie będą dostępne do wykorzystania;
- Import faktur sprzedaży — umożliwia określenie, czy podczas importu z KSeF mają być pobierane faktury sprzedaży lub ich korekty. Domyślnie import faktur sprzedaży jest wyłączony;
-
Import faktur zakupu według typu kontrahenta — w portalu Symfonia KSeF kontrahentowi można przypisać typ kosztowy lub handlowy. Dzięki temu ustawieniu możliwe jest ograniczenie pobierania faktur zakupu do wskazanego typu. Dostępne są następujące ustawienia:
- Wszystkie typy — pobierane są faktury zakupy wszystkich typów kontrahentów. Jest to zalecane ustawienie;
- Nieokreślone — pobierane są wyłącznie faktury zakupu dla kontrahentów dla których nie ustawiono typy;
- Kosztowy — pobierane są faktury zakupu dla kontrahentów typu kosztowy;
- Handlowy — pobierane są faktury zakupu dla kontrahentów typu handlowy;
- Kosztowy i Handlowy — pobierane są faktury zakupu dla kontrahentów typu kosztowy oraz handlowy;
Należy pamiętać, że do wysyłania dokumentów z Symfonia eDokumenty wymagany jest dostęp do usługi Symfonia KSEF Plus.