Dotyczy produktów: Symfonia Handel, Symfonia ERP Handel
Samofakturowanie to coraz częściej stosowane rozwiązanie, które usprawnia proces rozliczeń między kontrahentami. Dzięki funkcji dostępnej w Symfonii KSeF Plus nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy i bezpośrednio przesyłać je do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Poniżej przedstawiamy, czym jest samofakturowanie, jakie warunki trzeba spełnić przed jego uruchomieniem oraz jak krok po kroku korzystać z tej funkcjonalności.
Czym jest samofakturowanie?
Samofakturowanie polega na tym, że nabywca wystawia fakturę zakupu w imieniu sprzedawcy, a następnie przekazuje ją do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W tym procesie nabywca pełni funkcję wystawcy dokumentu i przesyła dokument do KSeF z odpowiednim oznaczeniem jako Samofakturowanie. Natomiast sprzedawca musi wcześniej udzielić mu stosownego uprawnienia w systemie KSeF.
Warunkiem poprawnej wysyłki do Krajowego Systemu eFaktur dokumentu w procesie samofakturowania jest otrzymanie w w KSeF uprawnień do wystawiania takich dokumentów przez podmiot będący sprzedawcą. Symfonia KSef Plus - Ustawienia
Co przygotować przed rozpoczęciem samofakturowania?
Typy dokumentów
Aby poprawnie korzystać z samofakturowania, należy zdefiniować odpowiednie typy dokumentów zakupu, w którym zostanie nadany parametr Faktura wystawiana przez nabywcę. Tylko dokumenty o takim typie będą mogły zostać wystawione i wysłane w imieniu sprzedawcy.
Parametr ten znajduje się w kartotece Ustawienia → Typy dokumentów → Dokumenty zakupu → Nowy
Uprawnienia użytkownika
Wysyłka dokumentów samofakturowania zależy od tych samych uprawnień KSeF, które obowiązują dla dokumentów sprzedaży. Użytkownik musi więc posiadać odpowiednie Prawo w zakresie dokumentów KSeF, aby mógł przesyłać je do systemu.
Więcej informacji - Uprawnienia do KSeF (strona MF)
Wprowadzanie i wystawianie dokumentów samofakturowania
Proces tworzenia faktury w trybie samofakturowania jest identyczny jak standardowe wprowadzanie dokumentu zakupu. Różnica polega jedynie na tym, że wybrany typ dokumentu musi być przeznaczony do samofakturowania. Na oknie dokumentu pojawi się wtedy oznaczenie Samofakturowanie.
Oznaczenie Samofakturowanie przy pracy z oknami w nowym widoku:
Oznaczenie Samofakturowanie przy pracy z oknami w klasycznym widoku:
Wysyłanie faktur samofakturowania do KSeF
Dokumenty wystawione w imieniu sprzedawcy można wysyłać bezpośrednio z kartoteki zakupu. System uwzględni wyłącznie te dokumenty, które mają oznaczenie Samofakturowania. Zwykłe faktury zakupu nie zostaną wysłane.
Wysyłka w nowej kartotece zakupu
Zaznacz na liście dokumenty oznaczone jako Samofakturowanie.
Z menu pod przyciskiem KSeF wybierz Wyślij do Krajowego Systemu e-Faktur (Ctrl+K).
Wysyłka w klasycznej kartotece zakupu
Zaznacz wybrane faktury.
W menu pod przyciskiem Operacje wybierz Wyślij do Krajowego Systemu e-Faktur.
Monitorowanie statusu dokumentów w KSeF
Po wysyłce system umożliwia bieżące sprawdzanie statusu dokumentów. Informacja o tym, czy faktura została przyjęta, odrzucona lub jest w trakcie przetwarzania, widoczna jest w kilku miejscach:
- w nowej kartotece zakupu w kolumnie Status w KSeF
- w stopce nowego okna zakupu
- w klasycznym oknie zakupu w polu Satus.
Aktualizacja statusu dokumentu
Aby zaktualizować status dokumentu w KSeF:
- Zaznacz dokument/dokumenty w kartotece Zakupu.
- Wybierz opcję Odśwież status KSeF z menu KSeF (w nowej kartotece) lub Operacje (w kartotece klasycznej).
System pobierze najnowsze informacje z KSeF i zaktualizuje widoczny status.