Dotyczy produktów: Symfonia Handel, Symfonia ERP Handel
W programie Symfonia Handel, sposób prezentowania i przekazywania danych odbiorcy do KSeF ma kluczowe znaczenie dla poprawności obiegu dokumentów oraz kontroli dostępu do faktur w systemie Krajowy System e-Faktur (KSeF). W zależności od potrzeb organizacji możliwe są trzy różne scenariusze konfiguracji odbiorcy (Podmiotu 3).
Parametry te znajdują się w kartotece Ustawienia → Ustawienia KSeF → Odbiorca
1. Odbiorca ma mieć dostęp do faktury w KSeF
Pierwszy scenariusz dotyczy sytuacji w której sprzedawca chce, aby Odbiorca (któryś z Oddziałów) wskazany w dokumencie w Handlu jako „Odbiorca” (na zakładce „Dane adresowe” dokumentu sprzedaży) otrzymał ten dokument w KSeF. Np. oddział prowadzi własną księgowość, potrzebuje tego dokumentu do rozliczeń lub uzgodnienia z magazynem. Oddział znajdzie się w oknie „Podmioty powiązane” dokumentu w Handlu w roli „2 – Odbiorca”. Aby Odbiorca zobaczył w KSeF taką fakturę, do KSeF musi zostać wysłany jego identyfikator podatkowy (IdWew – NIP+5 znaków oddziału).
W takim przypadku właściwe jest ustawienie parametru: Dodaj Odbiorcę dokumentu do Podmiotów powiązanych z identyfikatorem podatkowym.
W przypadku zaznaczenia tej opcji - dane Odbiorcy wraz z identyfikatorem podatkowym (np. NIP) - znajdą się na liście w oknie „Podmioty powiązane” dokumentu a Odbiorca będzie miał wgląd do faktury po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF (MF) - na zakładce „Faktury podmiotu innego (Podmiot3)”.
Podmiot3 z identyfikatorem na podglądzie faktury w KSeF
Zakładka „Faktury podmiotu innego (Podmiot3)” w KSeF MF
2. Odbiorca ma być widoczny tylko informacyjnie (bez dostępu do KSeF)
Drugi scenariusz dotyczy sytuacji, w której centrala firmy nie chce, aby oddziały miały dostęp do faktur w KSeF, ale ich dane mają być widoczne informacyjnie na dokumencie. Aby faktura nie była dostępna dla Podmiotu3 wyszczególnionego w dokumencie KSeF, należy ją wysłać do KSeF bez identyfikatora podatkowego (np. NIP-u). Wysyłane są wtedy inne dane Oddziału (nazwa, adres itd.) ale zamiast NIP’u widnieje informacja.
W takich przypadkach właściwe jest użycie opcji:
Dodaj Odbiorcę dokumentu do Podmiotów powiązanych bez identyfikatora podatkowego. Odbiorca pojawi się na fakturze informacyjnie, faktura nie będzie widoczna w KSeF Odbiorcy.
Po dodaniu Odbiorcy do dokumentu, zostanie on automatycznie dodany na listę Podmiotów powiązanych, ale nie zostanie dodany jego identyfikator podatkowy (np. NIP) - typ identyfikatora zostanie ustawiony jako 'Brak'. Dzięki czemu Odbiorca nie będzie miał wglądu do faktury po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF (MF) – nie będzie jej widział w KSeF MF na zakładce „Faktury podmiotu innego (Podmiot3)”.
Podmiot3 bez identyfikatora na podglądzie faktury w KSeF
- Identyfikator podatkowy Odbiorcy zostanie wysłany w sekcji ‘Dodatkowe informacje’ KSeF.
Po włączeniu tego znacznika Identyfikator podatkowy Odbiorcy (np. NIP) zostanie wysłany tylko informacyjnie, w sekcji „Informacje dodatkowe” dokumentu KSeF. Nie zmieni to faktu, że Odbiorca nie będzie miał wglądu do faktury po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF (MF) – nie będzie jej widział w KSeF MF na zakładce „Faktury podmiotu innego (Podmiot3)”.
Identyfikator podatkowe w sekcji ‘Dodatkowe informacje’ na podglądzie faktury w KSeF
3. Odbiorca nie jest przekazywany do KSeF
Trzeci scenariusz zakłada pełne wyłączenie danych odbiorcy z wysyłki do KSeF.
Stosuje się go, gdy:
- centrala nie chce, aby jakiekolwiek dane odbiorcy widniejącego na dokumencie w Handlu (na zakładce „Dane adresowe”) były wysyłane do KSeF,
- odbiorca ma być widoczny wyłącznie w systemie Handel.
Jest to możliwe, bo sekcja „Podmiot3” w KSeF nie jest obligatoryjna.
W takich przypadkach właściwe jest użycie opcji:
Nie dodawaj Odbiorcy dokumentu do Podmiotów powiązanych. Odbiorca będzie widoczny wyłącznie na dokumencie w Symfonia Handel i nie będzie prezentowany na fakturze ani w KSeF. Wyjątek stanowią podmioty należące do Grupy VAT, Jednostki Samorządu Terytorialnego oraz odbiorcy korzystający z identyfikatora IDWew.
Nawet, jeśli wybrana zostanie opcja „Nie dodawaj Odbiorcy…”, to jeśli Odbiorcą widniejącym na dokumencie w Handlu (na zakładce „Dane adresowe”) jest podmiot należący do Grupy VAT, Jednostka Samorządu Terytorialnego oraz odbiorca korzystający z identyfikatora IDWew – taki Odbiorca zostanie automatycznie dodany w oknie „Podmioty powiązane” i wysłany do KSeF.